Fattura Elettronica B2B: Non fare la cavia

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Fattura Elettronica B2B: Non fare la cavia

 Il 1 gennaio 2017 si avvicina, data centrale per la tematica fattura elettronica B2B, in quanto termina il periodo di sperimentazione e si parte con il Sistema di Interscambio quale cervellone che riceve e smista le fatture elettroniche non solo verso la Pubblica Amministrazione, ma anche quelle scambiate tra privati.
Una forte spinta è stata data dal Decreto Legislativo 27/2015 che prevede una serie di vantaggi fiscali per chi, su base volontaria, decide di affrontare questo processo. Niente compilazione modello Intrastat, rimborsi iva più rapidi, agevolazioni nella tenuta dei registri iva e accertamento ridotto di un anno sempre che sia verificata la tracciabilità delle operazioni sopra i 30 Euro.
Fattura elettronica B2B: il solo invio non porta alcun vantaggio
A ben vedere, prevedere l’implementazione di un progetto di fatturazione elettronica B2B solo dal punto di vista del ciclo attivo non porta alcun vantaggio organizzativo, tant’è che si è ricorsi ad incentivi di natura burocratico fiscali per poter azionare il volano.
Il vero vantaggio risiede nella gestione della fattura B2B dal punto di vista del ciclo passivo – è qui che si spende di più in termini di operations, tempo e risorse umane. La riconciliazione con i documenti afferenti la fattura è sempre tasto dolente. Ecco perché ha poco senso parlare di sola fatturazione B2B, va necessariamente gestito l’intero ciclo: preventivo (o listino, o accordo quadro), ordine, conferma d’ordine, eventuale documento di trasporto ed infine la fattura, e perché no, anche il pagamento-incasso.
Immaginiamo solo per un momento la situazione di chi si trova a gestire l’arrivo di una fattura elettronica in xml da un fornitore e deve associarla ad un ordine emesso in pdf via mail e successivamente al documento di trasporto cartaceo. Se tanto mi da tanto, avrà stampato l’ordine, pinzato il ddt e starà guardando allibito la stampata dell’xml della fattura, chiedendosi come farà a registrarla, ma soprattutto a consultarla fra qualche mese.
Questa è l’apoteosi della gestione dell’ibrido, ma non è fantascienza, è la condizione in cui si sono trovati (e si trovano tutt’ora) tanti operatori nelle amministrazioni pubbliche e private (si pensi solo ai professionisti che ricevono dai propri clienti le stampe delle fatture elettroniche che i propri clienti hanno inviato alle PP.AA per poterle contabilizzare).
Tutto questo ragionamento porta ad allargare l’orizzonte del progetto, ad ampliarne i tempi di realizzazione, ad aumentare l’entità del budget da mettere ad investimento nel progetto. Ecco perché ci sono tante soluzioni sul mercato di fatturazione elettronica – per lo più rivisitazioni del modello fattura elettronica PA e pochi progetti realmente partiti.
I principali timori risiedono nel trade off tra un approccio “big bang” (affronto tutto, tutto insieme, con tutti i rischi e i costi correlati) ed un approccio “un pezzo alla volta” che porta alla gestione di documenti cartacei, digitali ed elettronici tutti insieme appassionatamente, generando caos e frustrazione nei confronti della tecnologia.
Chi vorrebbe partire si chiede cosa accadrà ai propri clienti, saranno disposti a ricevere la fattura elettronica?
Risposta facile: il regime di fatturazione elettronica è opzionale e volontario, applico il mio processo di fatturazione attiva elettronica a tutti, senza sostituire il metodo di invio del documento fino ad allora utilizzato. Chi è pronto, saprà automatizzare la contabilizzazione della fattura ricevuta e riconoscerà l’azienda mittente come partner commerciale tecnologicamente avanzato, per chi non lo è, non cambia nulla, continuerà a ricevere il pdf via mail.
La domanda è la medesima anche quando si guarda al ciclo passivo: cosa cambia per i miei fornitori?
Risposta più complessa: l’onboarding dei fornitori è una delle maggiori incognite del progetto. Più fornitori aderiscono spontaneamente al progetto, minori saranno i costi. Non si può prescindere da avere le fatture in un unico formato – quello elettronico, per cui le soluzioni sono due – o il fornitore si adegua o il sistema riconduce la fattura arrivata al formato elettronico (processo a volte improponibile). E’ qui che si gioca la partita. Un approccio vincente è quello di far partire una tipologia di fatture per volta, ad esempio solo quelle di servizi, piuttosto che solo quelle di commessa, quelle dove è presente l’ordine… insomma si cerca di delineare un perimetro favorevole entro il quale l’onboarding dei fornitori diventi più agevole.
Il tasto a cui il fornitore è sensibile è lo stesso che permette di velocizzare il suo onboarding nel progetto fatturazione B2B: promettere (e mantenere) pagamenti più celeri a fronte dell’adeguamento autonomo al nuovo sistema. Dopotutto il vantaggio di una maggiore velocità di gestione del documento e minori costi in termini di FTE può essere condiviso con il fornitore nelle logiche di supply chain management.
Quali sono gli strumenti che si possono mettere a disposizione dei fornitori:
    Portale web di compilazione o caricamento della fattura elettronica
Esposizione di servizi web per l’invio della fattura elettronica e la ricezione di conferma avvenuta presa in carico e avvenuto pagamento
A fronte degli ordini emessi e riconciliati con eventuali ddt e/o conferme alla fatturazione, è possibile pensare di creare dei pro forma fornitori, ovvero fatture elettroniche passive già predisposte dall’azienda e messe a disposizione in modalità multi canale alle aziende fornitrici, le quali si trovano a dover completare i documenti con i soli campi di numero e data.
Saper misurare e attendere i risultati
Partire sapendo che i risultati non sono immediati. Il change management deve lavorare duro. La scelta dei KPI è fondamentale per poter misurare l’andamento di processo – lo sanno bene i top manager che devono rendicontare le scelte fatte all’amministrazione.
La chiave del successo di un progetto di fatturazione elettronica B2B è un approccio metodico e sistematico che prevede la scelta di un partner consulenziale e tecnologico che non derivi la propria esperienza esclusivamente dai progetti di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione, il rischio è quello di interpretare il ruolo della cavia al posto di quella del cliente.
lauritano@archivium.digital