FE B2B: il ciclo passivo ed il software fantasma

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FE B2B: il ciclo passivo ed il software fantasma

Due chiacchiere con un Chief Administration Officer alle prese con il dilemma della gestione del Ciclo Passivo

 

Un Chief Administration Officer in una chiacchierata informale mi parla di come all’interno del suo gruppo aziendale (non) si sta gestendo il processo di fatturazione passiva. Senza mezzi termini mi mette a parte di come le cose non stiano funzionando nel modo in cui si aspetta… passaggi di carta da una scrivania all’altra che durano giorni, se non mesi; attese per autorizzazioni da parte di responsabili non direttamente coinvolti nei progetti, i quali devono poi ritrovare il bandolo della matassa ripercorrendo a ritroso il percorso e cercando di capire se quella fattura di quel fornitore sia “pagabile” o meno. Fornitori per i corridoi che portano a protocollare le proprie fatture per timore che vengano smarrite. Una situazione non più a lungo sostenibile, soprattutto quando il sollecito del pagamento di una consulenza direzionale strategica arriva direttamente dal Direttore Generale del gruppo (il consulente, forse disperato, aveva fatto pressione finalmente sul tasto giusto).

 

Mi guarda dritto negli occhi e mi confessa che ha già provato in passato ad affrontare la tematica dell‘informatizzazione del ciclo passivo; pensava di aver trovato “il software giusto”, ma poi è tutto naufragato dietro il “non ricordo il perchè, ma noi abbiamo sempre fatto così”.

 

L’obiettivo è presente nell’MBO, per cui va assolutamente centrato. Il timore è spendere nuovamente denaro per acquistare una soluzione tecnologica che poi faccia la stessa fine della precedente, il progetto ai suoi occhi sembra quello di spostare un macigno con delle ruote quadrate.

 

A questo punto, davanti ad un buon caffè, mi permetto di puntare l’attenzione su qualcosa di diverso dal software, che, come si è ben accorto anche lui, è solo uno degli strumenti necessari alla riuscita del progetto. E’ una questione di metodo, non di prodotto ed il metodo è semplice, pochi step per arrivare a quello che chiamo software fantasma.

 

La chiave di lettura del metodo per arrivare al software fantasma è nell’ordine:

 

  • l’analisi del processo,
  • la razionalizzazione delle micro attività
  • l’evasione di un output personalizzato per l’utente interno/esterno.

 

Questo approccio porta indubbi vantaggi perchè:

 

  • usa la tecnocologia unicamente come fattore abilitante
  • non sconvolge la macro struttura del processo
  • gli utenti fanno meno fatica ad adeguarsi

 

Questo sistema permette all’azienda di:

 

  • diminuire il costo di gestione per singola fattura,
  • individuare criticità e ritardi nella gestione della singola commessa, progetto e fornitore
  • formare la base dati per calcolare i KPI
  • migliorare l’immagine aziendale

 

Per avere maggiori informazioni sui vantaggi di disporre un’unica soluzioneper gestire la fatturazione passiva: http://www.archivium.digital/contatti/