Abet Laminati Spa

Ciclo Attivo

 

BIMAbet Laminati è una società del cuneese nata alla fine degli anni Cinquanta ed oggi è una tra le più importanti realtà produttrici di laminati plastici decorativi. Da anni aveva adottato la conservazione sostitutiva del ciclo attivo, ma dal 2013 ha deciso di esternalizzare questo servizio.

 

Andiamo alle fondamenta… innanzitutto perchè scegliere la conservazione sostitutiva? Una scelta consapevole di miglioramento nell’archiviazione dei documenti, nella ricerca e nella condivisione delle informazioni. Una scelta “green” di abbattimento dei costi legati alla smisurata produzione di carta – si parla di più di 70.000 documenti all’anno, che obbligatoriamente sarebbero dovuti essere stampati. Più di tutto la gestione elettronica dei documenti ha apportato miglioramenti organizzativi ed ha reso più fluida la gestione documentale amministrativa.

 

Tornando all’outsourcing… perchè la scelta del make or buy? La risposta è stata chiara da parte dell’Ing. Diano – CIO di Abet Laminati, che ha evidenziato come diventi importante potersi affidare a figure professionali in grado di monitorare costantemente i cambiamenti normativi e tecnologici; oltre ad esternalizzare l’operatività settimanale è stata trasferita laresponsabilità dell’intero processo di conservazione ad una figura che fa il “Responsabile di Conservazione” di mestiere.

 

Come è partito il progetto? E’ naturale soprattutto in casi di cambiamenti di questa natura, che si debbano tenere in considerazione scelte effettuate nel passato – è stata effettuata un’analisi as is dei processi di gestione del ciclo attivo ed uno scenario di delivery to be. Ad approvazione del progetto, sono stati sviluppati dei connettori di integrazione con l’ERP aziendale in modo da estrarre in modalità automatica le chiavi di ricerca dei diversi documenti ed i file immagine.

 

Abet Laminati Spa ha adottato un metodo di firma digitale remota massiva con l’utilizzo di chiavette OTP – questo sistema abilita la firma digitale da ovunque, affrancando il sistema da qualsiasi tipo di hardware.
Settimanalmente viene chiuso il processo di conservazione, che si conclude con la pubblicazione dei lotti documentali sul portale di esibizione, dal quale è possibile ricercare e consultare i documenti, nonché effettuare il download di tutti gli elementi probatori a fronte di una potenziale richiesta di esibizione dei documenti fiscali da parte delle Autorità Competenti oppure dei Controller interni.