S.M.A.T. – Società Metropolitana Acque Torino Spa

CONSERVAZIONE DIGITALE DEI BOLLETTARI

SMATIl Gruppo Smat Spa è presente nel campo del servizio idrico integrato dove opera attraverso la progettazione, la realizzazione e la gestione di fonti diversificate di approvvigionamento idrico, impianti di potabilizzazione, di depurazione e riuso delle acque reflue urbane.

 

Da anni la società utilizza un sistema di gestione documentale trasversale a molte funzioni organizzative – questo sistema incanala i documenti provenienti da diversi sistemi informativi, ne gestisce i flussi autorizzativi, per poi archiviarli e condividerli con le risorse che necessitano la loro consultazione.

 

L’idea di adottare la conservazione digitale a norma nasce da una riflessione in termini di “spending review” – le operazioni di stampa venivano percepite unicamente come un onere, la decisione di conservare in digitale è stata una diretta conseguenza. La sorpresa è stata quella di rendere immediatamente efficiente l’intero processo – dalla generazione dei documenti, fino alla loro fruizione e corretta conservazione nel tempo.

 

Quali documenti?
Il Gruppo Smat Spa ha deciso di partire dai Registri Vendite su Bollette – il registro che tutte le multi utilities hanno la possibilità di creare e conservare in luogo della copia della bolletta che viene inviata all’utente. Si sono aggiunti a stretto giro anche i Riepiloghi – registri riassuntivi delle attività svolte mensilmente.

 

Come funziona?– Il sistema gestionale produce uno spool di stampa;
– Viene generato un pdf contenente un riferimento temporale;
– Da un’interfaccia web l’operatore appone la propria firma digitale e procede all’autorizzazione alla messa in conservazione.

 

Archivium srl procede alla generazione dell’evidenza informatica contenente le impronte dei documenti firmati. Il Responsabile della Conservazione interno ad Archivium srl appone la propria firma digitale e la marca temporale. I documenti vengono pubblicati sul portale di esibizione ArchiCons – dove gli utenti debitamente profilati possono accedere – consultare ed esibire in giudizio i documenti amministrativi – fiscali conservati digitalmente a norma.